Pourquoi se faire accompagner en début de projet ?

Le projet d’archivage numérique est un projet spécifique et généralement nouveau, tant pour le service d’archives que pour le service informatique. Pour le mettre en place dans de bonnes conditions, il importe de bien préparer le terrain et de mesurer toutes les dimensions de ce projet, qu’elles soient techniques, opérationnelles ou stratégiques. Enfin, l’archivage numérique est un projet dont la dimension collective et transversale ne doit pas être sous-estimée.

Se faire accompagner en début de projet c’est recourir à une expertise et à une expérience qui vont vous permettre de vous projeter dans le sujet et d’envisager toutes ses facettes.

Quand se faire accompagner ?

Ce type d’accompagnement se situe de préférence en début de projet (étude de cadrage) et peut se poursuivre pendant la phase de déploiement du SAE pour accompagner les choix archivistiques et technico-fonctionnels et poser les bases organisationnelles du futur service d’archivage numérique.

Modalités d’accompagnement

Ce type d’accompagnement prend généralement la forme d’une assistance à maîtrise d’ouvrage forfaitaire. Quatre grandes phases peuvent être définies, l’accompagnement pouvant porter sur l’une et/ou l’autre de ces phases :

Phase 1 : identification des projets de versement sous forme de cartographie réalisée sur la base d’entretiens avec les producteurs.

Phase 2 : définition et comparaison de scénarios de mise en œuvre de l’archivage numérique.

Phase 3 : appel d’offres / contractualisation (rédaction du cahier des charges, évaluation des offres, assistance au choix du candidat).

Phase 4 : accompagnement au déploiement (choix techniques et fonctionnels sur le SAE, définition de la politique d’archivage, adaptation des processus archivistiques au numérique, formation complémentaire et conduite du changement, matrice des rôles et responsabilité…).

Enfin, selon les besoins, d’autres phases peuvent être envisagées, telles qu’une étude des modalités de mutualisation, une étude des infrastructures et de la sécurité du système d’information, une étude de reprise de données d’un SAE préexistant…